Polityka Prywatności i Plików Cookie

FUNDACJA AIoT, ul. Mikołaja Kopernika 14, 40-064 Katowice
KRS 0001195289 | NIP 6343061010 | REGON 542789663
www.aiotf.eu | office@aiotf.eu

Polityka Prywatności i Plików Cookie

serwisu internetowego aiotf.eu | FUNDACJA AIoT
Administrator: FUNDACJA AIoT, ul. Mikołaja Kopernika 14, 40-064 Katowice, KRS 0001195289, NIP 6343061010, REGON 542789663.

Najważniejsze informacje

Fundacja przetwarza tylko dane potrzebne do bezpiecznego działania serwisu, obsługi kontaktu, newslettera, współpracy partnerskiej oraz udziału w wydarzeniach i projektach. Cookies inne niż ściśle niezbędne mogą działać wyłącznie po uzyskaniu zgody. Fundacja nie sprzedaje danych osobowych i nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne w sposób wyłącznie zautomatyzowany.

1. Cel i zakres Polityki

Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób FUNDACJA AIoT („Fundacja”, „Administrator”, „my”) przetwarza dane osobowe użytkowników serwisu https://aiotf.eu/ („Serwis”), osób kontaktujących się z Fundacją, odbiorców newslettera, przedstawicieli partnerów oraz uczestników wydarzeń, szkoleń i projektów, jeżeli dane są zbierane za pośrednictwem Serwisu.

Polityka realizuje obowiązki informacyjne wynikające w szczególności z art. 12–14 rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO”) oraz wymagania dotyczące cookies i podobnych technologii wynikające z art. 399 ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej („PKE”).

W przypadku formularza dotyczącego konkretnego projektu, konkursu, szkolenia, wydarzenia lub rekrutacji może zostać przedstawiona dodatkowa, bardziej szczegółowa klauzula informacyjna. Jeżeli jej postanowienia różnią się od niniejszej Polityki, pierwszeństwo w odniesieniu do danego procesu ma klauzula szczegółowa.

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest FUNDACJA AIoT z siedzibą w Katowicach, ul. Mikołaja Kopernika 14, 40-064 Katowice, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001195289, NIP 6343061010, REGON 542789663.

W sprawach dotyczących prywatności, wykonywania praw lub bezpieczeństwa danych można skontaktować się z Fundacją za pośrednictwem formularza dostępnego w zakładce „Skontaktuj się z nami” w Serwisie albo pisemnie na adres siedziby z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

Jeżeli w konkretnym projekcie Fundacja działa wspólnie z inną organizacją jako współadministrator albo przetwarza dane na zlecenie innego administratora, informacje o podziale ról, zasadniczej treści uzgodnień i właściwym punkcie kontaktowym będą podane w klauzuli dotyczącej tego projektu.

3. Skąd pozyskujemy dane i jakie ich kategorie przetwarzamy

Dane mogą pochodzić:

  • bezpośrednio od Ciebie – gdy korzystasz z formularza, zapisujesz się na newsletter, kontaktujesz się z Fundacją lub zgłaszasz udział w działaniu;
  • automatycznie z Twojego urządzenia – w zakresie danych technicznych niezbędnych do transmisji, zapewnienia bezpieczeństwa i, po uzyskaniu zgody, pomiaru korzystania z Serwisu;
  • od organizacji, którą reprezentujesz, partnera projektu lub osoby polecającej kontakt;
  • z publicznie dostępnych źródeł zawodowych i rejestrowych, takich jak strony organizacji, KRS lub publiczny profil zawodowy.

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać:

  • Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa użytkownika lub identyfikator, jeżeli dana funkcja go wymaga.
  • Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny.
  • Dane zawodowe i organizacyjne: organizacja, stanowisko, rola, obszar zainteresowania współpracą.
  • Treść komunikacji: wiadomość, odpowiedzi w formularzu, załączniki i historia korespondencji.
  • Dane dotyczące udziału: zgłoszenie, obecność, preferencje organizacyjne, informacje potrzebne do wystawienia certyfikatu lub rozliczenia projektu.
  • Wizerunek i głos: tylko gdy wydarzenie jest dokumentowane, a istnieje właściwa podstawa prawna i przekazano odrębną informację.
  • Dane techniczne: adres IP, data i czas żądania, adres URL, typ przeglądarki i systemu, identyfikatory cookies, dane o błędach i zdarzeniach bezpieczeństwa.
  • Dane o zgodach: treść i wersja zgody, data, sposób jej wyrażenia lub wycofania oraz informacje potrzebne do wykazania zgodności.

Prosimy nie przekazywać przez zwykły formularz kontaktowy szczególnych kategorii danych (np. danych o zdrowiu, przekonaniach lub pochodzeniu) ani danych dotyczących wyroków i czynów zabronionych, chyba że Fundacja wyraźnie o nie poprosi, wskaże podstawę prawną i zapewni odpowiednie zabezpieczenia.

4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

4.1. Udostępnianie Serwisu i cyberbezpieczeństwo

Cel: transmisja treści, utrzymanie dostępności, diagnostyka błędów, przeciwdziałanie nadużyciom, zapewnienie integralności i bezpieczeństwa Serwisu oraz prowadzenie kopii zapasowych.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na bezpiecznym i prawidłowym prowadzeniu Serwisu; w odniesieniu do informacji przechowywanych w urządzeniu – art. 399 ust. 3 PKE, gdy są ściśle konieczne do transmisji albo dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.

Retencja: standardowo do 90 dni dla logów technicznych, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do wyjaśnienia incydentu, obrony przed roszczeniami lub wykonania obowiązku prawnego.

4.2. Kontakt i obsługa zapytań

Cel: udzielenie odpowiedzi, prowadzenie korespondencji, ustalenie osoby i organizacji, której dotyczy zapytanie, oraz podjęcie działań żądanych przed zawarciem umowy lub porozumienia.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji; art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt zmierza do zawarcia lub wykonania umowy.

Retencja: do 12 miesięcy od zamknięcia sprawy; jeżeli korespondencja prowadzi do współpracy lub może mieć znaczenie dowodowe – przez czas trwania relacji, a następnie do upływu okresu przedawnienia właściwych roszczeń, co do zasady nie dłużej niż 6 lat.

4.3. Newsletter, materiały i zaproszenia

Cel: wysyłanie zamówionych aktualności, materiałów edukacyjnych, informacji o publikacjach, projektach, webinarach i warsztatach oraz zarządzanie listą subskrybentów.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; dodatkowo uprzednia zgoda na użycie adresu elektronicznego do przesyłania informacji handlowej lub marketingu bezpośredniego zgodnie z art. 398 PKE, jeżeli wiadomość ma taki charakter.

Retencja: do wycofania zgody lub zakończenia newslettera. Po rezygnacji minimalny zakres danych może zostać zachowany na liście blokującej oraz w dokumentacji zgody do czasu upływu okresu potrzebnego do wykazania zgodności lub obrony roszczeń, co do zasady nie dłużej niż 6 lat.

Z newslettera można zrezygnować w każdej chwili przez link rezygnacji w wiadomości. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

4.4. Współpraca partnerska i relacje instytucjonalne

Cel: nawiązywanie i utrzymywanie współpracy, przygotowywanie wspólnych inicjatyw, wymiana informacji zawodowych, organizacja spotkań oraz dokumentowanie ustaleń.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Fundacji i partnera polegający na prowadzeniu relacji roboczych; art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy osoba jest stroną umowy lub działa przed jej zawarciem; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie obowiązków prawnych.

Retencja: przez okres aktywnej współpracy, a następnie do 3 lat dla zwykłych kontaktów roboczych albo do 6 lat, jeżeli dane są częścią dokumentacji umowy, projektu lub roszczenia.

4.5. Wydarzenia, szkolenia i projekty, w tym finansowane przez UE

Cel: przyjęcie i ocena zgłoszenia, organizacja udziału, komunikacja z uczestnikiem, potwierdzenie obecności, wystawienie certyfikatu, zapewnienie dostępności, dokumentowanie i rozliczenie działania oraz wykonanie obowiązków audytowych, sprawozdawczych i promocyjnych.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub regulaminu udziału; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z prawa, zasad finansowania lub dokumentacji księgowej; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – organizacja, bezpieczeństwo i dokumentowanie działania; art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz, gdy ma zastosowanie, art. 9 ust. 2 lit. a RODO – zgoda na dobrowolne dane lub określone wykorzystanie wizerunku.

Retencja: przez czas organizacji i rozliczenia działania, a następnie przez okres wskazany w przepisach, umowie grantowej lub wymaganiach instytucji finansującej. Dokładny okres oraz odbiorcy będą podani w klauzuli formularza; dokumentacja może być przechowywana przez okres kontroli i audytu wymagany dla danego programu.

W projektach finansowanych ze środków publicznych odbiorcami danych mogą być właściwe instytucje krajowe lub unijne, audytorzy i partnerzy projektu, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji, kontroli, ewaluacji i rozliczenia projektu.

4.6. Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń

Podstawa i cel: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Fundacji polegający na ochronie praw, zapobieganiu nadużyciom i prowadzeniu dokumentacji dowodowej.

Retencja: do upływu właściwego terminu przedawnienia, a w razie postępowania – do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.

4.7. Obowiązki prawne i rachunkowe

Podstawa i cel: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonywanie obowiązków wynikających w szczególności z przepisów podatkowych, rachunkowych, o fundacjach i o finansowaniu projektów.

Retencja: przez okres wymagany właściwymi przepisami; dokumenty podatkowe i księgowe są zwykle przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku właściwego dla danego obowiązku, chyba że przepis szczególny lub umowa finansowania wymaga dłuższego okresu.

4.8. Profile Fundacji w mediach społecznościowych

Cel: prowadzenie profilu, publikowanie informacji, odpowiadanie na komentarze i wiadomości, moderowanie dyskusji oraz analiza zbiorczych statystyk profilu.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na komunikacji o działalności Fundacji i budowaniu społeczności; art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli dana funkcja wymaga zgody.

Retencja: przez okres widoczności treści lub istnienia profilu, z uwzględnieniem ustawień i zasad danego serwisu oraz czasu potrzebnego do obsługi sprzeciwu, skargi albo roszczenia.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne. Niepodanie pól oznaczonych jako wymagane może jednak uniemożliwić wysłanie formularza, udzielenie odpowiedzi, zapis na newsletter, rejestrację na wydarzenie lub wykonanie umowy. Dane wymagane przepisami lub zasadami finansowania są obowiązkowe w zakresie wskazanym w konkretnym formularzu.

Odmowa albo wycofanie zgody na cookies analityczne, marketingowe, newsletter lub dobrowolne wykorzystanie wizerunku nie może powodować utraty dostępu do podstawowej treści Serwisu ani wpływać na udział w działaniu, jeżeli dane przetwarzanie nie jest obiektywnie niezbędne do jego realizacji.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymywać wyłącznie podmioty, które mają ku temu podstawę, w szczególności:

  • dostawcy hostingu, utrzymania WordPress, poczty elektronicznej, narzędzi formularzowych, newslettera, webinarów, kopii zapasowych, wsparcia IT i cyberbezpieczeństwa;
  • kancelarie prawne, księgowość, audytorzy, ubezpieczyciele i doradcy – w zakresie niezbędnym do świadczenia usług;
  • partnerzy wydarzenia lub projektu oraz instytucje finansujące, krajowe i unijne – jeżeli jest to konieczne do realizacji, ewaluacji, kontroli lub rozliczenia działania i zostało wskazane w klauzuli szczegółowej;
  • operatorzy serwisów społecznościowych lub osadzonych treści – dopiero po wejściu w interakcję z daną usługą albo, gdy wymagane, po wyrażeniu zgody;
  • organy publiczne i inne uprawnione podmioty – gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Fundacji są związane umowami zgodnymi z art. 28 RODO i mogą działać wyłącznie na udokumentowane polecenie Fundacji. Fundacja nie sprzedaje ani nie wynajmuje baz danych osobowych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Fundacja dobiera w pierwszej kolejności dostawców przetwarzających dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Niektórzy dostawcy usług informatycznych, społecznościowych lub komunikacyjnych mogą jednak przetwarzać dane także w państwach spoza EOG.

W takim przypadku przekazanie następuje wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez rozdział V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), standardowych klauzul umownych Komisji (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) wraz z oceną ryzyka i, gdy potrzebne, środkami uzupełniającymi, albo wyjątkowo na podstawie art. 49 RODO.

Współpraca Fundacji z organizacjami spoza EOG nie oznacza automatycznego przekazywania im danych użytkowników Serwisu. Jeżeli konkretny projekt wymaga takiego transferu, osoba otrzyma przed przekazaniem informację o odbiorcy, państwie, podstawie transferu i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń.

8. Pliki cookie i podobne technologie

8.1. Czym są cookies

Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub odczytywane z tego urządzenia podczas korzystania z Serwisu. Podobną funkcję mogą pełnić pamięć lokalna, piksele, identyfikatory urządzeń i znaczniki. Jeżeli identyfikatory można powiązać z osobą, stanowią dane osobowe.

8.2. Kategorie stosowanych technologii

Kategoria Cel Zasada uruchomienia
Ściśle niezbędne Bezpieczeństwo, transmisja, zapamiętanie wyborów prywatności, działanie funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika. Bez zgody tylko w zakresie koniecznym; nie mogą służyć celom dodatkowym.
Funkcjonalne Zapamiętywanie dobrowolnych ustawień i dodatkowe udogodnienia. Po zgodzie, chyba że dana funkcja jest obiektywnie konieczna do usługi wyraźnie żądanej.
Analityczne Pomiar odwiedzin, źródeł ruchu i sposobu korzystania z Serwisu. Wyłącznie po uprzedniej zgodzie.
Marketingowe i media zewnętrzne Pomiar kampanii, personalizacja lub ładowanie treści z zewnętrznych platform. Wyłącznie po uprzedniej zgodzie.

8.3. Zgoda i panel ustawień

Przed wyrażeniem zgody technologie funkcjonalne, analityczne, marketingowe oraz zewnętrzne osadzenia pozostają zablokowane. Zgoda jest dobrowolna, odrębna dla kategorii, niewstępnie zaznaczona i wyrażana aktywnym działaniem. Zamknięcie banera, przewijanie strony lub dalsze korzystanie z Serwisu nie oznacza zgody.

Na pierwszej warstwie banera dostępne są równorzędne możliwości „Akceptuję wszystkie”, „Odrzucam opcjonalne” oraz „Ustawienia”. Odmowa nie ogranicza dostępu do podstawowej treści. Zgodę można w każdej chwili wycofać równie łatwo, jak została udzielona, przez stale dostępny link „Ustawienia prywatności” w stopce Serwisu. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Aktualny wykaz technologii – obejmujący nazwę, dostawcę, cel, kategorię i czas działania – jest prezentowany w panelu „Ustawienia prywatności”. Wykaz jest generowany na podstawie bieżącej konfiguracji Serwisu i aktualizowany po zmianie narzędzi. Ustawienia zgody są przechowywane przez 6 miesięcy, chyba że wcześniej je zmienisz albo istotna zmiana konfiguracji wymaga ponownego wyboru.

Możecie Państwo także usuwać i blokować cookies w ustawieniach przeglądarki. Może to wpłynąć na działanie niektórych funkcji. Ustawienia przeglądarki nie zastępują wymaganego przez Fundację mechanizmu uzyskania zgody na technologie opcjonalne.

8.4. Treści i linki zewnętrzne

Serwis może zawierać linki do LinkedIn lub innych zewnętrznych stron. Sam zwykły link nie powoduje przekazania danych tej platformie przez Fundację; dane są przetwarzane przez operatora po kliknięciu linku i przejściu do jego serwisu. Treści osadzone, które mogłyby automatycznie komunikować się z zewnętrznym dostawcą, powinny być blokowane do czasu wyrażenia zgody, o ile nie są ściśle niezbędne.

9. Media społecznościowe

Jeżeli obserwujecie Państwo profil Fundacji, reagujecie na publikację lub wysyłacie wiadomość przez LinkedIn, operator platformy przetwarza dane na własnych zasadach. Fundacja ma dostęp do informacji udostępnionych w ramach interakcji oraz do statystyk profilu. W zakresie zbiorczych statystyk strony Fundacja i operator platformy mogą działać jako współadministratorzy, zgodnie z zasadami danej platformy. Prawa możesz wykonywać wobec Fundacji oraz operatora; szybszą realizację żądania dotyczącego danych znajdujących się wyłącznie w systemie platformy może zapewnić bezpośredni kontakt z jej operatorem.

10. Dane dzieci i młodzieży

Serwis nie jest przeznaczony do samodzielnego przekazywania danych przez dzieci poniżej 16 lat. Osoba poniżej tego wieku nie powinna korzystać z formularzy wymagających zgody bez udziału rodzica lub opiekuna, gdy zastosowanie ma art. 8 RODO.

Jeżeli Fundacja realizuje program dla osób małoletnich, stosuje odrębną informację napisaną językiem dostosowanym do wieku, określa rolę rodzica lub opiekuna, zakres niezbędnych danych oraz zasady publikacji wizerunku. Dane małoletnich nie są wykorzystywane do profilowania reklamowego.

11. Dane pozyskane z innych źródeł

W relacjach partnerskich Fundacja może otrzymać służbowe dane kontaktowe od organizacji, partnera projektu lub z publicznego źródła zawodowego. Przetwarzane mogą być: imię i nazwisko, organizacja, stanowisko, służbowy adres e-mail, telefon oraz informacja o obszarze współpracy. Celem jest nawiązanie lub prowadzenie kontaktu zawodowego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Informacje wymagane art. 14 RODO są przekazywane najpóźniej przy pierwszej komunikacji, ujawnieniu danych innemu odbiorcy albo w ciągu miesiąca od pozyskania – zależnie od tego, co nastąpi wcześniej – chyba że zastosowanie ma ustawowe wyłączenie.

12. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Fundacja nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Statystyki odwiedzin, jeżeli zostaną uruchomione po zgodzie, służą ocenie działania Serwisu i komunikacji, a nie automatycznemu rozstrzyganiu o prawach lub dostępie do projektów.

13. Prawa użytkowników

W granicach wynikających z RODO przysługują Państwu prawa do:

  • dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
  • sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
  • usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych dostarczonych Fundacji, gdy przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
  • sprzeciwu – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO;
  • sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego w dowolnym momencie; po takim sprzeciwie dane nie będą już przetwarzane w tym celu;
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania;
  • uzyskania informacji o mechanizmie transferu do państwa trzeciego i kopii zastosowanych zabezpieczeń.

Żądanie można złożyć kanałami wskazanymi w punkcie 2. Fundacja może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Fundacja poinformuje wraz z uzasadnieniem.

Prawa nie są bezwzględne. Zakres ich realizacji zależy od podstawy i celu przetwarzania, obowiązku przechowywania danych, praw innych osób oraz potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli Fundacja odmówi realizacji żądania w całości lub części, poda przyczynę.

14. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uważacie Państwo, że przetwarzanie narusza RODO, możecie Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, lub skorzystać z aktualnych kanałów wskazanych na stronie https://uodo.gov.pl/.

Zachęcamy także do wcześniejszego kontaktu z Fundacją, aby umożliwić wyjaśnienie sprawy.

15. Bezpieczeństwo danych

Fundacja stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, uwzględniając charakter danych, zakres i cele przetwarzania. Obejmują one w szczególności szyfrowanie transmisji, zarządzanie uprawnieniami i silne uwierzytelnianie, aktualizacje oprogramowania, kopie zapasowe, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa, umowy powierzenia, zasadę minimalnych uprawnień, szkolenia osób upoważnionych oraz procedury reagowania na incydenty.

Żaden sposób transmisji ani przechowywania nie gwarantuje bezpieczeństwa absolutnego. W razie naruszenia Fundacja ocenia ryzyko, dokumentuje zdarzenie oraz – gdy wymagają tego art. 33 lub 34 RODO – zawiadamia organ nadzorczy i osoby, których dane dotyczą.

16. Zmiany Polityki

Polityka jest przeglądana po zmianie funkcji Serwisu, dostawców, celów przetwarzania lub prawa. Aktualna wersja jest zawsze publikowana w Serwisie z datą ostatniej aktualizacji. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na prawa użytkowników lub sposób wykorzystania danych, Fundacja przekaże dodatkową informację odpowiednim kanałem i, gdy będzie to wymagane, ponownie poprosi o zgodę.